关于印发《渔业船舶检验档案管理规定》的通知

关于印发《渔业船舶检验档案管理规定》的通知,

关于印发《渔业船舶检验档案管理规定》的通知

 

国渔检(体)[2009]21号

 

各省、自治区、直辖市渔业船舶检验局:

为了进一步加强渔业船舶检验档案管理工作,全面提高渔业船舶检验工作质量,现将《渔业船舶检验档案管理规定》印发给你们，请遵照执行。各省渔业船舶检验局要切实做好档案管理工作，加强对各级渔业船舶检验机构档案管理工作的监督检查，全面提升渔业船舶检验档案管理工作水平。

 

附件：《渔业船舶检验档案管理规定》

 

                 中华人民共和国渔业船舶检验局

                  2009 年3月2日

 

 

附件:

渔业船舶检验档案管理规定

 

 

第一章  总则

 

第一条 为加强全国渔业船舶检验档案管理，提高渔业船舶检验监督管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和有关渔业船舶检验法律、法规、规范，制定本《规定》。

第二条  本《规定》适用于各级渔业船舶检验机构。本《规定》所称渔业船舶检验档案，系指渔业船舶检验机构及验船人员在渔业船舶检验和监督管理活动中，形成有保存价值的文件材料。本《规定》所称工作人员,系指从事渔业船舶检验及监督管理活动的验船人员和负责管理档案的人员。

第三条  渔业船舶检验档案管理实行统一领导，分级管理的原则。各级渔业船舶检验机构应遵守本《规定》，加强对渔业船舶检验档案工作的领导，依法管理本机构档案，逐步推行电子档案管理技术,实现档案管理法制化、规范化和现代化。

 

第二章  管理机构及其职责

 

第四条  国家渔业船舶检验机构负责全国渔业船舶检验档案业务指导和监督管理工作;负责建立本机构档案管理规章制度;负责全国渔业船舶检验监督管理活动中形成的法律、法规、规章制度、管理规定等文书材料,以及机构队伍建设、渔业船舶设计图纸审查、进口产品检验等活动形成的文件材料归档工作;负责远洋渔业船舶检验、船用产品认可、修造单位和设计单位资格认定行政许可审批相关文件材料的归档工作。

第五条  省、自治区、直辖市渔业船舶检验机构负责本行政区域内渔业船舶检验档案业务指导和监督管理工作；负责建立本机构档案管理规章制度;按照本《规定》要求制定本行政区域内的渔业船舶检验档案管理实施办法;按照船籍港管理的原则负责业务核定范围内的机构队伍建设、渔业船舶设计图纸审查、远洋渔业船舶检验、国内渔业船舶检验、船用产品检验、修造单位和设计单位资格认定检验业务的文件材料归档工作。

第六条  市、县渔业船舶检验机构根据本地区的实际情况,建立档案管理规章制度;按照船籍港管理的原则负责业务核定范围内的国内渔业船舶检验、船用产品检验、船舶设计图纸审查等检验业务的文件材料归档工作。

 

第三章  工作人员职责

 

第七条  验船人员职责

验船人员要立足本职工作，严格按照渔业船舶检验法律、法规和规章制度的要求进行检验，及时将承办结束的检验业务工作中产生的相关文件资料进行收集，负责文件资料的价值性、完整性及准确性鉴定与整理，对归档文件资料进行组卷与案卷编目，完成预立卷工作。在次年的3月底以前，初立卷经业务部门负责人审查合格后，验船人员在备考表上签字，并填写归档文件移交清单，一式两份，业务部门及档案管理部门各自保存一份，作为归档凭证，归档文件移交给档案管理人员。

第八条  档案管理人员职责

（一） 档案管理人员必须忠于职守，具备良好的职业道德，遵守国家档案工作有关纪律，上岗前必须接受有关档案工作的知识培训，合格后方能上岗。

（二）档案管理人员应熟悉渔业船舶检验工作及相关业务，并具备相应的专业知识，负责接收业务部门移交的归档文件，核对移交清单，建立档案的档号，编制检索工具，做好档案的利用工作及档案统计工作，同时做好档案的安全管理工作。

 

第四章  渔业船舶检验档案分类及管理

 

第九条  档案分类

渔业船舶检验档案按照渔业船舶检验法律、法规和规则的规定，分为文书档案和船舶检验业务档案（档案目录见附表1）。船舶检验业务档案包括：机构队伍建设、检验业务统计与信息管理、船舶检验、产品检验、船舶设计图纸审查和资质管理档案（主要归档内容和顺序见附表2）。

第十条  档案管理

（一）国家渔业船舶检验机构负责远洋渔业船舶检验、产品（工厂、检测、维修单位）认可、修造单位和设计单位资格认定行政许可审批相关文件材料的归档工作（主要归档内容和顺序见附表2）。

（二）省、自治区、直辖市渔业船舶检验机构按照船籍港管理的原则，在业务核定的范围内负责远洋渔业船舶检验、国内渔业船舶检验、产品（工厂、检测、维修单位）认可、修造单位和设计单位资格认定工作中产生的文件材料归档工作，并做到检验业务档案归档完整，确保案卷质量，对档案负责（主要归档内容和顺序见附表2）。

（三）远洋渔业船舶注销时，收回的远洋渔业船舶检验证书应存放在船籍港所在的省、自治区、直辖市渔业船舶检验机构。

（四）渔业船舶灭失、拆解时，其档案由所属的船籍港渔业船舶检验机构保存5年后，按照档案鉴定销毁制度要求进行销毁。对特殊渔业船舶，根据需要，其档案可永久保存。

（五）对异地检验的渔业船舶，受委托实施检验的渔业船舶检验机构，应在检验发证完毕后1个月内，将检验证书、检验报告、检验记录以及相关电子档案等技术资料完整地移交给船籍港渔业船舶检验机构，由其负责立卷归档。

 

第五章  渔业船舶检验档案立卷与保管期限

 

第十一条  档案立卷

（一）渔业船舶检验档案立卷原则上要求一船一档立卷，或对船一档立卷。小型渔业船舶可按地区多船一档立卷。

（二）产品认可档案按一企业（单位）一档立卷，检测机构、维修单位认可可按年度归档立卷。产品检验档案按年度、证书编号立卷。

（三）渔业船舶及船用产品设计图纸按一船型（或产品型式）一档归档立卷，保管形式可为卷、册、盒。

（四）渔业船舶检验机构资质认可、渔业船舶检验人员管理、渔业船舶设计单位资格认定、渔业船舶修造企业资格认定档案按认定年度、单位或事件归档，也可根据情况一单位或多单位一档立卷。

（五）案卷（指卷皮、卷盒）的标注须用毛笔或钢笔填写或用计算机打印，填写要求笔画工整、文字排列整齐、美观，不得涂改和乱勾乱画；卷皮（卷盒）名要概括卷内文件内容，要求简洁明了，语句通顺，字数在40字以内。

第十二条 渔业船舶检验档案要求在检验任务完成后3个月内完成初立卷，当年的档案须在次年的5月底以前归档完毕。其中个别档案若需经常使用，可暂时存放在业务科室保管一年，于隔年的3月底前移交档案室管理。

第十三条  档案保管期限

渔业船舶检验档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为40年、30年、20年、10年。

（一）文书

文书档案的保管期限应符合国家相关规定。

（二）机构队伍建设

1、渔业船舶检验机构业务核定档案（30年）；

2、渔业船舶检验人员管理档案（30年）。

（三）渔业船舶检验业务统计与信息管理

1、渔业船舶检验业务统计档案（永久）；

2、渔业船舶检验信息管理档案（20年）。

（四）船舶检验

1、远洋渔业船舶检验档案（40年）；

2、国内海上渔业船舶检验档案（40年）；

3、内河渔业船舶检验档案（船长12米以上，30年）；

4、内河渔业船舶检验档案（船长12米以下，20年）。

渔业船舶未灭失、拆解时,其档案须继续保存。

（五）产品检验

1、产品认可类档案（10年）；

2、产品检验类档案（30年）。

（六）船舶设计图纸审查

渔业船舶设计图纸审查档案（永久）；

（七）资质管理

1、渔业船舶修造企业资格认定档案（10年）；

2、渔业船舶设计单位资格认定档案（10年）。

 

第六章  渔业船舶检验档案管理制度

 

第十四条  档案保管制度

1、档案管理人员从科学管理档案的需要出发，对接受的渔业船舶检验档案进行质量检查和必要的整理，并根据档案的内容和载体的不同，按年代、文体、保存期限，分门别类入柜排列，要编制柜号，案卷从左往右、从上至下排列。

2、档案管理人员负责档案室的安全保密，做到“以防为主，防治结合”，加强档案室、库房的管理工作。

3、档案室要做好防火、防盗、防高温、防湿、防光、防尘、防虫、防污染工作，以确保档案的完整与安全。

4、档案室要保持清洁通风，室内温度保证在14℃-28℃之间，相对湿度保持在45%-65%之间。

5、档案管理人员下班后，应切断档案室、库房电源，关好门窗，做到办公桌上无案卷和资料，柜上锁好。

6、档案管理人员对调借阅档案者，要办理调借阅手续。对调借的档案及时催还，归还时应立即检查，确认无损时入柜。发现任意转借、遗失、泄密等情况应及时报告领导处理。

7、档案管理人员要做好档案统计工作，定期对档案进行清点，做到台帐、库档与电脑目录记载一致，方便查找。

8、档案管理人员工作变更时，分管档案工作的领导要监督工作的交接。

第十五条  档案保密制度

1、档案管理人员必须严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，严守国家机密、确保档案安全，做到机密档案不丢失、不泄密，绝密文件不外借。

2、渔业船舶检验档案为内部档案，不得利用职务之便向外提供渔业船舶检验档案内容或数据。

3、渔业船舶检验档案在移交时，要密封加盖公章。

4、档案室必须安装安全设施。

5、档案管理人员发现失、泄密事件要及时报告并采取补救措施，避免或减轻损害后果。

6、保密期限已满的档案，要及时解密，积极提供利用。

第十六条  档案借阅制度

1、本单位工作人员因工作需要借阅档案时，应经本部门领导同意后方可借阅。外单位借阅档案时，必须持其单位介绍信并经分管领导批准后，方可调阅。

2、为保护知识产权，渔业船舶检验档案材料一律不得外借，如特殊需要借阅时，应取得知识产权所有部门的同意，经领导批准后方可借阅。

3、查阅档案者只能在档案室内查阅。

4、借阅档案者应做好档案的爱护工作，不得在档案卷上乱涂乱划、剪裁或拆毁，更不得丢失。

5、档案管理人员对借阅、查阅档案人次应及时登记。

第十七条  档案鉴定销毁制度

1、档案销毁应根据《中华人民共和国档案法》有关规定进行销毁。销毁档案前，要成立档案鉴定领导小组，成员由分管领导、业务处负责人和档案人员组成档案鉴定小组，对失去保存和利用价值的各类档案，在直接鉴定的基础上，提出存、毁意见，并写出销毁报告和清单，经单位领导批准并签章后，方可销毁。

2、根据渔业船舶检验档案保管期限，鉴定小组要定期对档案进行鉴定，准确地鉴定档案的存毁。经鉴定作废的文字材料及图纸、凭证等，必须在保存半年后（底图1-2年后）方可销毁。

3、省、自治区、直辖市渔业船舶检验机构负责归档的远洋渔业船舶检验档案、产品（工厂、检测、维修单位）认可档案、修造单位和设计单位资格认定档案，需经国家渔业船舶检验机构同意后，方可进行销毁。

4、对保管期限需要调整的案卷或文件应及时调整，对保管期限已满或无继续保存价值的案卷或文件予以剔除，剔除后应在案卷目录或卷内备考表中加以说明。

5、建立档案销毁清册一式二份（本机构业务（处室）一份，档案管理部门一份），并报请单位主管领导审批后，由档案部门负责组成鉴定小组并指派两个监销人，监销人应在销毁清册上签字。销毁清册必须永久存档。

6、经批准销毁的档案，必须在指定的地点化为纸浆或焚毁，不准出卖或作他用。未经鉴定和履行审批手续的档案严禁销毁。

第十八条  档案统计利用制度

1、为了及时掌握渔业船舶检验档案的利用价值，提高渔业船舶检验档案管理水平，档案管理人员要建立健全档案统计利用制度，对档案的进出、借阅、保管、利用、鉴定、销毁以及上级下达的有关业务统计情况进行统计分析，并填写统计报表。

2、档案统计报表要以原始目录为依据，做到及时、准确、科学地反映档案管理工作情况。

3、档案管理人员要做好档案的利用工作，编制适用的检索工具，搞好档案资源的开发，提高档案的利用价值。

第十九条 档案转移制度

1、各级渔业船舶检验机构应建立渔业船舶档案转移登记簿，及时登记接收和转出的档案；

2、转出档案的渔业船舶检验机构应把在本机构形成的渔业船舶检验档案全部移交给接收的渔业船舶检验机构，并将一份经过签字盖章的移交表存档，另一份在签字盖章后连同渔业船舶检验档案一同寄、送（或其他可靠方式）给接收的渔业船舶检验机构。转出机构可对重要资料复印并保存5年。

3、接收的渔业船舶检验机构根据移交表的内容进行验收，验收合格后在移交表签字盖章，7个工作日内寄回转出的渔业船舶检验机构。

4、由外省转来的国内渔业船舶检验档案，应及时转移到船籍港检验部门。对转出的档案，要求接收方收到档案后，验收无误后及时返回转移证明回执，并在档案目录中将转出的档案及时进行注销，为查找提供方便，防止重复。

5、对远洋渔船恢复为国内渔船需要转移档案的，必须提交以下文件资料：（1）申请临时检验报告；（2）国籍注销证明书；（3）上交船舶检验证书正本；（4）国家渔业船舶检验局颁发的国际渔业船舶检验证书注销证明。经国家渔业船舶检验机构同意后，须将档案转移到相关机构。

 

第七章 监督管理

第二十条  国家渔业船舶检验机构对全国渔业船舶检验档案工作进行监督检查和考核，并将档案工作作为考核各级检验机构业务建设工作的重要内容，对在档案工作中做出突出贡献的机构或个人给予表彰。

第二十一条  省、自治区、直辖市渔业船舶检验机构要对本行政区域内渔业船舶检验档案工作建立监督管理机制，确保渔业船舶检验档案管理制度化和规范化。

第二十二条  各级渔业船舶检验机构应建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件资料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，按有关规定进行处理。

 

第八章  附则

第二十三条  本《规定》自发布之日起实施。《渔业船舶检验档案管理暂行规定》（国渔检(船)[2002]81号）同时废止。

第二十四条  国家渔业船舶检验机构负责本《规定》的修订和解释权。

 

5.0-部海事局规范性文件--国渔检（体）〔2009〕21号--2009年3月2日起施行--关于印发《渔业船舶检验档案管理规定》的通知

来源：中华人民共和国海事局